8 sencillos pasos para implementar con éxito CMMS en su organización

Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado o CMMS es un proceso largo que implica una gran inversión. Es por eso que las empresas desconfían de considerarlo en primer lugar. Añádase a ello, un estudio de Universidad de Oxford y McKinsey establece que, en promedio, un proyecto de software tiene un sobrecoste del 66 % y un sobrecosto del 33 % en el cronograma. Más específicamente, alrededor del 70% de todos los sistemas de gestión de activos empresariales y las implementaciones de software CMMS fallan. Las razones: sistemas instalados incorrectamente, capacitación insuficiente de los empleados y soporte inadecuado del proveedor.

Para evitar estas trampas, es necesario tener un plan de implementación sólido de CMMS. Para ayudarlo a comenzar, proporcionamos 8 sencillos pasos que puede seguir:

Contenido

• 1) Compromiso de gestión
• 2) Planificación del proyecto
• 3) Preparar a los empleados
• 4) Capacitar a los empleados
• 5) Reunir datos
• 6) Introducir datos
• 7) Informes y Análisis
• 8) Mejora de las operaciones
• El éxito está a unos pasos de distancia

1) Compromiso de gestión

Al igual que con cualquier otra implementación de software, el compromiso debe provenir de arriba hacia abajo. Para la implementación exitosa de una solución CMMS, debe tener la aceptación de la gerencia y administrar sus expectativas. Dado que CMMS no es una varita mágica que proporciona resultados instantáneos, es crucial comunicar claramente los objetivos, acceder a los datos de CMMS en tiempo real necesarios para ver los resultados y los rendimientos, y otra información relevante para las partes interesadas.

2) Planificación del proyecto

Con la administración a bordo, es hora de consultar a todos los que estarán involucrados en la implementación para crear un plan de proyecto. Esta solución de gestión debe ser lo más detallada posible y debe tener un cronograma de entre seis meses y más de un año. Debe incluir fechas importantes junto con todos los hitos, como la identificación de las necesidades de personalización, la entrada y limpieza de datos, la finalización de la capacitación de los usuarios y la realización de auditorías de CMMS. El plan del proyecto debe tener objetivos explícitos y alcanzables, y todos los involucrados deben estar de acuerdo con ellos para evitar ambigüedades más adelante y aumentar la responsabilidad.

3) Preparar a los empleados

No basta con que sólo la dirección se involucre; también debe preparar a los empleados que estarán involucrados en el proceso, como el departamento de TI. No asuma que todos los empleados aceptarán el nuevo software, ya que las personas se resisten al cambio o sienten que la tecnología los reemplazará. Asegúrese de que el equipo de mantenimiento tenga dispositivos móviles que puedan usar para realizar un seguimiento de sus actividades de mantenimiento mediante una aplicación móvil. Por lo tanto, es fundamental eliminar todos estos malentendidos y educar a las personas con material de lectura y sesiones de preguntas y respuestas. Comunicar los beneficios de un CMMS ayudará a la adopción total de la tecnología y evitará problemas innecesarios que puedan surgir más adelante.

4) Capacitar a los empleados

Al crear un plan de proyecto, asegúrese de incluir sesiones de capacitación en él. Después de todo, software GMAO es una aplicación sofisticada que requiere capacitación para todos los usuarios del sistema. Proporcione capacitación a tantas personas como sea posible para que puedan ayudarse entre sí durante el trabajo de rutina mientras capacita a algunas personas en todos los aspectos del sistema y su administración. Además, incluya sesiones de capacitación durante al menos seis meses después de la puesta en marcha, ya que permitirá a los usuarios buscar soluciones al problema que enfrentan al usar el sistema. Por lo tanto, aproveche al máximo su inversión en CMMS basado en la nube brindando suficiente capacitación a todos los usuarios.

5) Reunir datos

Una de las razones más comunes por las que falla la implementación de CMMS es la recopilación insuficiente de los datos necesarios y utilizables que los empleados ingresarán en el sistema. Es por eso que la recopilación efectiva de datos de mantenimiento es importante y requiere hasta 12 meses de compromiso por parte de los empleados. Independientemente de su historial de datos, debe estar limpio para una implementación más rápida de CMMS. Ayudarlo a prepararse y luego importar datos es un área en la que su proveedor de CMMS puede ofrecer un valor adicional. Antes de comprometerse con una fecha de lanzamiento, comprenda las necesidades de su nuevo sistema y comunique completamente los requisitos de importación de datos.

6) Introducir datos

Una vez que haya establecido el plan, finalizado el sistema y recopilado los datos, es hora de decidir el mejor método posible para ingresar datos en la nueva aplicación CMMS. Identifique los recursos, contratistas internos o externos, repuestos, que serán responsables de este trabajo. También deberá determinar el mejor método para ingresar los datos que administrará el CMMS. ¿Necesita un asistente administrativo o los técnicos de mantenimiento deben ingresar los datos por su cuenta? Obtenga respuestas a todas estas preguntas para determinar la mejor manera de completar esta gigantesca tarea única.

7) Informes y Análisis

Cree de cuatro a cinco informes utilizables que se analizarán diariamente. Estos informes serán fundamentales para basar todas sus decisiones en todo su programa de gestión. Antes de configurar sus sistemas, determine lo que hará por usted y luego cree los informes correspondientes. Estos informes deberían ayudarlo a comprender las tendencias a corto y largo plazo en el mantenimiento de las operaciones.

8) Mejora de las operaciones

Cuando implemente un CMMS, mire más allá de su principal capacidad de mantener registros de activos y sus partes. Utilice la amplia gama de funcionalidades del software de gestión de mantenimiento para ver grandes volúmenes de datos rastreables. Configure estrategias de mantenimiento predictivo o mantenimiento preventivo para mejorar. Estos datos se pueden analizar para mejorar aún más sus operaciones de mantenimiento existentes al proporcionar tendencias útiles que se pueden usar para tomar acciones correctivas.

El éxito está a unos pasos de distancia

CMMS es un costo enorme para cualquier organización que esté considerando implementarlo. Por lo tanto, desplegarlo bien en el primer intento es imperativo. Nuestros ocho pasos simples y fáciles pueden ayudarlo a preparar un plan de implementación de CMMS bien pensado y ayudarlo a estar en el camino hacia el éxito.